В каждой компании есть архив, где хранится документация. Хранение документов требует места и поэтому приходится оплачивать лишние метры. Сэкономить в данном случае поможет услуга архивного хранения.

Хранить свой архив на стороне намного дешевле, вы экономите на площади и на сотрудниках. Поскольку данный вид бизнеса в России на начальной стадии формирования, то список фирм весьма скуден.

Цены на данный вид услуг варьируются от 17 до 30 рублей в сутки за м? помещения. Цена зависит от удаленности от центра города, качества обслуживания и уровня складского помещения.

Помещение для хранения архива должно быть оборудовано специальным образом. Потолки не ниже 5 м, проходы между стеллажами широкими, чтобы вы могли легко получить доступ к документам. Также важно насколько быстро и легко вы можете найти нужную коробку, маркеры должны легко считываться, а стеллажи быть прочными, способными выдержать большую нагрузку.

В помещении для хранения архива должен соблюдаться температурный режим и влажность, иначе документы быстро придут в негодность. Обратите внимание на наличие системы пожаротушения в складе. Для хранения бумаг должна использоваться газовая система пожаротушения, чтобы не повредить документы.

Перед отправкой архива на склад следует его систематизировать. После отбора ненужных документов вся информация классифицируется по разделам, складывается в коробки, которые маркируются, чтобы в любой момент найти нужный документ.

Архивное хранение – комплексная услуга. Если вам понадобится какой-либо документ, работники архива, могут доставить вам его в офис или отсканировать и переслать по электронной почте, а лишние документы заберут с вашего офиса.

Организация, взявшая на хранение ваш архив, несет ответственность за сохранность информации и документов. Склад должен охраняться круглосуточно, сотрудники имеют доступ только к определенной информации. При желании никто не узнает, что ваш архив находится на данном складе.